tampon entreprise

Le cachet électronique en remplacement du tampon d’entreprise

Le règlement européen eIDAS valide le cachet électronique pour sceller des documents, au nom des entreprises et des entités publiques. De confiance, plus moderne que le tampon classique, numérique et automatisé, il est de plus en plus prisé au sein des entreprises.

Définition du cachet électronique

Le cachet électronique se caractérise par une signature électronique qui garantit aux entreprises l’authenticité, l’intégrité et l’origine de tout type de fichier numérique. Il apporte ainsi la preuve que les données ou le système n’ont pas été modifiés, notamment grâce à l’horodatage. Il est ainsi nécessaire pour sécuriser tous les documents officiels, même s’il n’est pas obligatoire.

Il peut être utilisé pour signer une quantité importante de documents au nom de votre entreprise (factures, devis, diplômes, documents de propriétés intellectuelles, notes de frais, rapports financiers, etc.) ainsi que pour donner une garantie supplémentaire de l’intégrité du document lorsque vous approuvez des rapports individuels. C’est un moyen très efficace pour lutter contre la fraude documentaire.

Selon l’article 3, on entend par cachet électronique, « des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique pour garantir l’origine et l’intégrité de ces dernières ». Un cachet électronique, c’est donc l’équivalent numérique du tampon en caoutchouc classique des entreprises qui certifie et protège l’origine et la fiabilité des données.

Un système certifié

Le règlement « eIDAS » a pour objectif d’apporter davantage de confiance dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Il définit un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques. Il valide le système du cachet électronique, l’équivalent moderne du tampon d’entreprise.

Un cachet électronique doit répondre à plusieurs critères pour être réglementaire : il doit être lié au créateur du cachet de manière univoque et ce dernier doit être identifiable, il doit avoir été créé avec des données que le créateur peut utiliser sous son contrôle exclusif pour créer un cachet électronique et, enfin, il doit être lié aux données auxquelles il est associé afin que toute modification ultérieure des données soit détectable. Le cachet électronique qualifié est le seul à jouir du plus haut niveau de reconnaissance juridique et il partage la même acceptation et reconnaissance juridique dans tous les États membres de l’Union européenne (UE).

Ainsi, il est plus que conseillé aux entreprises de faire appel à un prestataire de confiance et qualifié selon le règlement eIDAS. Celui-ci doit respecter strictement la réglementation française et disposer d’un service de cachet absolument conforme au cadre réglementaire européen. C’est cette rigueur-là qui apporte le niveau de sécurité indispensable aux transactions dématérialisées.

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