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Le cachet électronique en remplacement du tampon d’entreprise

Le règlement européen eIDAS valide le cachet électronique pour sceller des documents, au nom des entreprises et des entités publiques. De confiance, plus moderne que le tampon classique, numérique et automatisé, il est de plus en plus prisé au sein des entreprises.

Le cachet électronique vole la vedette au tampon classique d’entreprise

À mesure que notre monde se digitalise, les outils numériques évoluent à une allure effrénée. Et pour cause, le traditionnel tampon utilisé jusqu’à présent par les entreprises perd en usage et en praticité. Les tampons électroniques sont sur le point d’envahir les sociétés et les entreprises dans l’Hexagone, et même, au-delà des frontières.

Le cachet électronique, tout comme la signature électronique, doit satisfaire plusieurs exigences du règlement eIDAS. Alors, qu’en est-il vraiment ? Tour d’horizon sur le cachet électronique, cette nouveauté qui détrône le traditionnel tampon.

Définition du cachet électronique

Le cachet électronique se caractérise par une signature électronique qui garantit aux entreprises l’authenticité, l’intégrité et l’origine de tout type de fichier numérique. Il apporte ainsi la preuve que les données ou le système n’ont pas été modifiés, notamment grâce à l’horodatage. Il est ainsi nécessaire pour sécuriser tous les documents officiels, même s’il n’est pas obligatoire.

En somme, au même titre que la signature électronique, le cachet électronique partage la même reconnaissance juridique dans l’ensemble des Etats membres de l’Union Européennes (UE). En d’autres termes, d’après la Section 5, Article 35 du règlement eIDAS, cela signifie que cette forme de signature ne peut être refusée dans un autre État membre de l’UE.

De plus, il faut aussi savoir que le cachet électronique qualifié dispose d’un niveau sans égal, en termes de reconnaissance juridique.

Cachet électronique avancé ou qualifié : quelle différence ?

Ce dernier se décline en deux sortes : le cachet électronique avancé ou qualifié. Ces deux types de cachets électroniques doivent être liés à l’identité du signataire, permettant ainsi l’identification des deux parties : le créateur et signataire.

Que ce soit un cachet avancé ou qualifié, le cachet électronique doit notamment pouvoir être en mesure de retracer toutes modifications du document pour attester l’intégrité des données adressées au signataire.

Les avantages du cachet électronique : quels sont-ils ?

Le cachet électronique peut être utilisé pour signer une quantité importante de documents au nom de votre entreprise (factures, devis, diplômes, documents de propriétés intellectuelles, notes de frais, rapports financiers, etc.) ainsi que pour donner une garantie supplémentaire de l’intégrité du document lorsque vous approuvez des rapports individuels. C’est un moyen très efficace pour lutter contre la fraude documentaire.

Selon l’article 3, on entend par cachet électronique, « des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d’autres données sous forme électronique pour garantir l’origine et l’intégrité de ces dernières ». Un cachet électronique, c’est donc l’équivalent numérique du tampon en caoutchouc classique des entreprises qui certifie et protège l’origine et la fiabilité des données.

Un système certifié

Le règlement « eIDAS » a pour objectif d’apporter davantage de confiance dans les transactions électroniques au sein du marché intérieur. Il définit un socle commun pour les interactions électroniques sécurisées entre les citoyens, les entreprises et les autorités publiques. Il valide le système du cachet électronique, l’équivalent moderne du tampon d’entreprise. D’ordre général, le cachet électronique permet aux entreprises et sociétés de signer un volume conséquent de données et d’informations, avec une valeur juridique certifée.

À l’inverse de la signature électronique, le cachet électronique facilite notamment l’automatisation, ce qui simplifie les processus des sociétés. Comme mentionné précédemment, un cachet électronique doit répondre à plusieurs critères pour être réglementaire : il doit être lié au créateur du cachet de manière univoque et ce dernier doit être identifiable, il doit avoir été créé avec des données que le créateur peut utiliser sous son contrôle exclusif pour créer un cachet électronique et, enfin, il doit être lié aux données auxquelles il est associé afin que toute modification ultérieure des données soit détectable.

Le cachet électronique qualifié est le seul à jouir du plus haut niveau de reconnaissance juridique et il partage la même acceptation et reconnaissance juridique dans tous les États membres de l’Union européenne (UE). Ainsi, il est plus que conseillé aux entreprises de faire appel à un prestataire de confiance et qualifié selon le règlement eIDAS. Celui-ci doit respecter strictement la réglementation française et disposer d’un service de cachet absolument conforme au cadre réglementaire européen.

C’est cette rigueur-là qui apporte le niveau de sécurité indispensable aux transactions dématérialisées. À mesure que les solutions digitales, telles que le cachet ou la signature électroniques évoluent, il semblerait que les anciens process, comme les tampons, disparaissent complètement.

La signature électronique : sécurisée, simple et pratique

couple tablette

Tout comme le cachet électronique, la signature électronique apporte aussi son lot d’avantages. La signature électronique offre plusieurs bénéfices, tels que les suivants :

  • Un gain de temps : la signature électrique permet au signataire d’apposer sa signature sur le document depuis n’importe où et n’importe quand, via son smartphone, son ordinateur ou sa tablette.
  • Un système sécurisé : en plus d’être une solution flexible, la signature électronique est facile à utiliser et permet d’en finir avec la paperasse. Elle permet notamment de répondre aux enjeux environnementaux actuels.
  • Une solution économique : les économies de main d’œuvre, de déplacements et d’impressions de documents font aussi partie des avantages indéniables de la signature dématérialisée. Plus besoin d’imprimer des documents en papier grâce à la dématérialisation.

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